Nella società di oggi, “essere produttivi” è considerata una qualità fondamentale. Ma cosa vuol dire? La maggior parte delle persone associa la definizione al concetto di lavorare a oltranza e/o portare a termini più compiti di quelli previsti. Ma è un errore.
In realtà, “essere produttivi” significa svolgere le attività stabilite in maniera efficiente, ovvero ottimizzando il tempo, le risorse e le energie e disposizione. In altre parole, vuol dire essere performanti nel gestire il lavoro e gli “obblighi” di ogni giorno, così da vivere la propria vita in maniera piena e gratificante.
Com’è possibile farlo? Ecco 10 azioni da mettere in pratica per riuscirci davvero.
1. Iniziare bene la giornata
La saggezza popolare non sbaglia: “Chi ben comincia è a metà dell’opera“. Puntare la sveglia il più tardi possibile o procastinare il momento di alzarsi è una (cattiva) abitudine che porta a vivere la giornata con affanno. Fare buon uso del tempo fin dal primo mattino evita di consumare inutilmente energie per lo stress di essere in ritardo e permette di affrontare gli impegni con concentrazione e lucidità.
2. Fissare gli obiettivi
Avere ben chiaro quali sono gli obiettivi da raggiungere è la conditio sine qua non per agire in maniera produttiva. Iniziare una qualunque attività senza conoscere con certezza la meta porta a lavorare molto e a ottenere pochi risultati e genera un circolo vizioso di stanchezza e frustrazione che ha effetti negativi sull’autostima e la motivazione.
3. Identificare le priorità
Definire degli obiettivi chiari, misurabili e realistici è fondamentale per essere produttivi, ma non basta. Per essere davvero performanti, bisogna definire la necessità e l’urgenza di ciascuno e stabilire le strategie e le azioni che più di tutte sono utili per raggiungere i vari risultati. In altre parole, è necessario identificare le priorità in termini di scopo e di mezzi.
4. Stabilire un programma
Un elemento chiave della produttività è la programmazione. Per raggiungere il risultato atteso sfruttando al meglio il tempo, le risorse e le energie è molto importante, per non dire cruciale, stabilire cosa va fatto, in che modo e quando. La pianificazione delle attività deve essere flessibile ed essere strutturata in modo da prevedere e adattarsi a eventuali problemi, battute d’arresto e ripartenze.
5. Iniziare dai compiti più impegnativi
Di fonte ai compiti molto gravosi o noiosi, la tendenza è quella di posticipare. Ma non c’è nulla di più sbagliato. Le attività più impegnative vanno affrontate subito, quando la mente è fresca e si è a un punto della giornata che consente di affrontare eventuali problemi e ripensare la programmazione senza trovarsi in affanno. Naturalmente, questo non vuol dire sprecare tempo. Al contrario, significa fare una valutazione lucida e puntuale dello stato delle cose e riorganizzarsi in maniera efficace.
6. Eliminare le distrazioni
Per essere (davvero) produttivi bisogna eliminare le distrazioni. Sembra lapalissiano ma non lo è, perché i comportamenti e le azioni che fanno sprecare tempo, risorse ed energia sono così parte della routine di ciascuno da non essere considerate “distrazioni”. Per esempio, tenere aperti i social mentre si lavora, controllare di continuo la mail e utilizzare in parallelo pc e smartphone sono abitudini che vengono considerate “innocue”, ma in realtà danneggiano la concentrazione e influiscono negativamente sulla produttività.
7. Procedere un passo alla volta
“La fretta è cattiva consigliera“, recita la saggezza popolare. E ancora una volta ha ragione. L’ansia di raggiungere l’obiettivo porta ad agire in maniera poco efficace nel “qui e ora” e a sviluppare una serie di pensieri negativi e limitanti riguardo al futuro. Al contrario, procedere un passo alla volta permette di affrontare in modo consapevole e puntuale impegni e attività, portando a buoni risultati e generando un volano di fiducia, entusiasmo e motivazione che influisce in maniera positiva sulla produttività.
8. Gestire il tempo
Non è un segreto. La produttività è strettamente collegata a una gestione vincente del tempo. Fortunatamente, il “time management” è una competenza e come tale può essere sviluppata e migliorata. In questo senso, una tecnica molto utile è la cosiddetta “tecnica del pomodoro”, che insegna a ottimizzare le attività alternando lavoro e momenti di pausa.
9. Non procastinare
Le ragioni per procastinare possono essere tante, ma il risultato è sempre lo stesso: rimandare non cambia la situazione e non risolve i problemi. Anzi, nella maggior parte dei casi alimenta l’overthinking, che finisce con il bloccare nell’inazione per la paura di non essere in grado di gestire le conseguenze delle proprie scelte e decisioni. Per superare l’impasse, la strategia vincente è quella di procedere un passo alla volta.
10. Prendersi cura del corpo e della mente
Essere produttivi non vuole dire lavorare tanto, ma lavorare bene. E per lavorare bene, è necessario che la mente e il corpo funzionino al meglio. Per questa ragione, è fondamentale prendersi cura di sé, coltivando le proprie passioni, facendo attività fisica e dedicando quanto più tempo possibile alle persone, alle attività e alle cose che rendono felici.
A cura di: Patrizia Saolini
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