Probabilmente capita anche a voi. E più spesso di quanto vorreste. Le giornate volano e l’ago della bilancia tra cose fatte e cose da fare pende sempre verso le ultime. Ma davvero è una questione di tempo che non basta? O forse, più correttamente, il problema riguarda come viene impiegato?
La verità è che non mancano ore all’appello, bensì vengono spese in attività che non generano valore. Ma evitare di perdere tempo è possibile. Scoprite qui 10 cose da fare (e non fare) per essere più produttivi.
1. Stabilite gli obiettivi
È semplice, ma non scontato. Sapete cosa volete? Avete chiaro cosa dovete fare? Molto spesso (per non dire sempre), il tempo non è abbastanza perché si vivono le giornate senza avere reale consapevolezza di sé e della realtà intorno. In certi momenti ci si affanna tra impegni, progetti e desiderata come criceti sulla ruota e in altri si diventa campioni di procrastinazione.
Per evitare che i minuti e le ore sfuggano al controllo, dovete fermarvi e fare il punto sui vostri obiettivi. Iniziate a identificare quelli della giornata (per esempio, portare a termine un incarico al lavoro o studiare “X” pagine), poi stabilite gli obiettivi della settimana e continuate fino ad avere chiaro il traguardo che volete tagliare. Sapere dove si vuole arrivare e quando è il primo e fondamentale passo per non perdere tempo.
2. Definite le priorità
Gli obiettivi indicano la strada, ma non tutti hanno la stessa priorità. Non lasciatevi prendere dalla frenesia del “fare” e valutate quali impegni richiedono la vostra attenzione subito e quali possono essere gestiti in un secondo momento… o eliminati dalla vostra agenda.
L’insicurezza, il bisogno di ricevere l’approvazione degli altri e il senso di colpa portano spesso e volentieri ad accollarsi attività che non sono necessarie, non generano valore e prosciugano tempo ed energia. Non abbiate paura di dire di “no”, lasciate perdere il perfezionismo e non intestarditevi a portare avanti un progetto, una pratica o una situazione che chiaramente non funziona. Almeno, non nel modo che avete messo in pratica fino a quel momento.
3. Semplicemente… iniziate!
Non iniziare è il modo più diffuso di perdere tempo. Sembra banale, addirittura lapalissiano. Ma la (non) azione di rimandare si insinua tra i pensieri e i gesti di ogni giorno in maniera così melliflua che si finisce per non accorgersene. Prendere il caffè con i colleghi appena si arriva in ufficio, guardare i social quando si accende il computer, non fare una telefonata non sono comportamenti sbagliati in assoluto, ma possono essere un segnale d’allarme.
Il punto è perché si procrastina. Se dedicarvi ad altro prima di impegnarvi nelle vostre attività è un modo per raccogliere le idee e vi rende (più) produttivi, ben venga. Così come non c’è niente di male se rimandate qualcosa perché non è urgente. Ma se tergiversate per evitare un problema, vi ritroverete con uno più grosso. Non solo ciò che vi assilla non sparirà, ma finirà per diventare un elemento pervasivo della vostra vita e vi farà perdere un sacco di tempo.
4. Affrontate subito le cose più impegnative
“Via il dente, via il dolore”. L’immagine è cruenta, ma esprime bene il concetto. Affrontare subito le cose più impegnative permette di liberarsi del carico di pensieri ed emozioni che le accompagna e di (ri)trovare leggerezza e attenzione per gestire quelle dopo. Ed essere lucidi e concentrati significa agire con maggiore efficienza. In altre parole, vuol dire ottimizzare tempo ed energia.
Un ulteriore aspetto positivo del non rimandare gli impegni che “pesano” di più è il fatto di affrontarli con la massima carica mentale e fisica. Nel corso della giornata, le varie attività consumano la scorta quotidiana di energia. A lasciare le cose più faticose alla fine, correte il rischio di non avere le risorse necessarie per gestirle. La conseguenza è un probabile fallimento, che richiederà una nuova strategia di azione e ulteriore tempo per pianificarla.
5. Programmate e organizzate
Avete stabilito gli obiettivi e identificato le priorità. Il passo successivo consiste nel fare il check dei mezzi a vostra disposizione e nel decidere il percorso per arrivare a destinazione. In altre parole, dovete programmare i vostri impegni e organizzare le vostre attività per raggiungere il traguardo.
Un buon modo per non “perdere la bussola” consiste nello scrivere le cose da fare e le strategie e gli strumenti per portarle a termine. Può sembrare eccessivo, ma soprattutto all’inizio è un ottimo esercizio per restare concentrati e avere un riscontro su cosa non funziona e “correggere la rotta”.
6. Andate oltre le abitudini
“Abbiamo sempre fatto così”. “Eppure ha sempre funzionato”. “La procedura è questa”. Le abitudini sono una comfort zone e abbandonarle è difficile. Ma molte volte è necessario. Soprattutto in termini di time management. Insistere a seguire uno schema che si è dimostrato fallimentare è uno dei modi più classici di perdere tempo senza rendersene conto.
Se una strategia o una situazione non funziona o non funziona più, chiedetevi qual è o quali sono i suoi punti di debolezza e scegliete una nuova strada che li escluda. La decisione di cambiare non è garanzia di successo e potreste dover effettuare più di un tentativo. Ma il tempo utilizzato in questo caso non è perso, perché vi porta a stabilire una nuova abitudine vincente.
7. Lasciate perdere
Ci avete provato in tutti i modi e non funziona? Lasciate perdere. Non si tratta di rinunciare, ma di accettare di non avere l’interesse e/o i mezzi per affrontare o gestire qualcosa. A volte si portano avanti attività o situazioni che non si desiderano davvero o per le quali non si è portati con un inutile dispendio di tempo ed energia. Nella maggior parte dei casi con risultati fallimentari.
Fermatevi a riflettere su chi siete e cosa volete per voi, cosa sapete fare bene e cosa vi fa stare bene e prendete il coraggio di lasciare perdere ciò che non risponde alle vostre qualità ed esigenze. Il processo per sviluppare consapevolezza di sé è lungo e richiede impegno e pazienza, ma è fondamentale per imparare a vivere ogni giorno in pienezza e senza perdere tempo.
8. Sviluppate il time management
C’è un aspetto molto pratico nel problema del “perdere tempo” ed è rappresentato dalla mole di stimoli e distrazioni con i quali si ha a che fare ogni giorno. In altre parole, il telefono, la posta elettronica, i social, la pausa caffè, la famiglia e la televisione (quando si lavora da casa e non solo) e tutta una serie di cose ed eventi che “accadono” sono un continuo attentato alla concentrazione. E quando si perde il filo, riannodarlo non è facile.
Se è qualcosa con cui avete a che fare (anche voi, come praticamente tutti), può aiutarvi una pratica di time management. Per esempio, la tecnica del pomodoro è una strategia semplice ed efficacie che insegna a evitare le insidie delle distrazioni del quotidiano e permette di acquisire un metodo di lavoro.
9. Fate il punto
Stabilire gli obiettivi e le priorità, programmare e organizzare le attività è l’ossatura essenziale di una strategia volta a impiegare al meglio tempo ed energie. Ma non significa che sia perfetta. La pratica può mettere in discussione l’efficacia del processo e capire cosa non va è cruciale per non restare bloccati e sprecare ore e forze inutilmente.
È per questa ragione che è importante fare il punto della situazione. Fermarsi e ripensare a quello che si è fatto, in che modo e con quali risultati aiuta a individuare le criticità e porta a cercare nuove soluzioni. Se avete iniziato da poco a pianificare con metodo le vostre giornate, effettuare un check quotidiano è il modo migliore per non perdere la bussola. Ma più in generale, è sempre utile fermarsi e raccogliere le idee a fine giornata.
10. Date valore al tempo libero
C’è una proverbio che recita: “Chi ha tempo, non aspetti tempo”. E ha senza dubbio ragione. Nella maggior parte dei casi, rimandare è un modo per sprecare ore e giorni e perdere occasioni. Ma questo non vuole dire che non si debbano mai prendere dei momenti per sé. Anzi. Il tempo libero è una componente essenziale di una quotidianità e di una vita gratificanti e felici.
In altre parole, se tra il lavoro e gli impegni “necessari” non avete spazio per voi, ne avete poco e/o di cattiva qualità, significa che c’è qualcosa che non va. Il tempo libero non solo serve a ricaricare energie fisiche e mentali, ma è una parte fondamentale dell’esistenza perché è dove date voce al vostro io più vero e profondo. Quando programmate le vostre giornate, conteggiate sempre il tempo per voi e non mancate di viverlo.
A cura di: Patrizia Saolini
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