Esistono due termini nella lingua italiana che all’apparenza sono simili: efficacia ed efficienza. Ma in realtà, vogliono dire cose diverse. La differenza non è solo concettuale, bensì è strettamente connessa al quotidiano e lo influenza profondamente.
Qual è il significato di ciascuna parola e quale valore esprime? E come è possibile padroneggiarlo, per essere “performanti” nel lavoro, ma anche in qualunque altra attività che si decide di intraprendere?
Efficacia vs efficienza
Secondo il vocabolario Treccani, l’efficacia è la “capacità di produrre pienamente l’effetto voluto e l’ottenimento stesso dell’effetto“, mentre l’efficienza è la “capacità di rendimento e di rispondenza ai proprî fini“. Ma cosa significa, nell’esperienza di tutti i giorni?
In generale, l’efficacia è la capacità di raggiungere un obiettivo prestabilito. In un contesto aziendale, per esempio, può corrispondere all’acquisizione di 10 clienti. Invece, l’efficienza è la capacità di raggiungere un obiettivo prestabilito con la minore quantità di risorse, tempo ed energia. Per fare riferimento all’esempio di prima, l’obiettivo dei 10 clienti è raggiunto con efficienza nel caso in cui è ottenuto in 1 mese e con 10 incontri, anziché in 2 mesi e con 20 incontri.
Naturalmente, si tratta di una semplificazione. Ma il concetto è che l’efficacia prende il considerazione unicamente il risultato, mentre l’efficienza è l‘insieme di buone pratiche, strategie e azioni che permette di arrivare all’obiettivo atteso attraverso un impiego ottimale di risorse, tempo ed energia.
Per dirla ancora in un altro modo, per andare da un punto “A” a un punto “B”, è possibile procedere in linea retta oppure avanzare a zig zag. Alla fine, il traguardo viene raggiunto in tutte e due i casi, ma il primo percorso è più rapido e diretto. Ovvero, è più “efficiente”, perché impiega meno risorse, tempo ed energia.
L’efficienza è il concetto alla base della produttività e insieme all’efficacia contribuisce a formare quello di performance, ovvero la misura della capacità di centrare un obiettivo prestabilito. In questo senso, a parità di efficacia, a una maggiore efficienza corrisponde una migliore performance.
Come diventare (più) efficienti
Il mondo del lavoro (ma del resto, anche il quotidiano) è fatto di obiettivi. Dunque, essere “efficaci” può essere considerato il risultato minimo atteso. Quello che davvero fa la differenza è il modo in cui si arriva a tagliare il traguardo. Ed è qui che entra in gioco l’efficienza. Brutalmente, la capacità di “ottenere il miglior risultato con il minimo sforzo” è un valore nel mondo del lavoro. E non solo.
In un contesto più ampio, riuscire a raggiungere gli obiettivi attesi ottimizzando le risorse a disposizione significa conservare tempo ed energia per altre attività di svago e/o formazione, che contribuiscono allo sviluppo di competenze e capacità personali e professionali alla base di una vita significativa e felice. In tal senso, l’efficienza è una tessera chiave nella costruzione del puzzle dell’esistenza. Di conseguenza, potenziarla e migliorarla ha un valore fondamentale. Ma in che modo è possibile riuscirci?
Il primo passo è lapalissiano e consiste nel definire obiettivi efficaci. Per organizzare e distribuire tempo, energia e risorse nel miglior modo possibile, è necessario che il punto di arrivo sia “specifico”, “misurabile”, “accessibile”, “rilevante” e “definibile nel tempo” (SMART).
Il secondo step è incentrato sul time management. Non di rado, anche quando gli obiettivi sono efficaci, si finisce con il non essere efficienti nel raggiungerli, perché non si riesce a stabilire le priorità o si fa cattivo uso del tempo a disposizione. In questo caso, non esiste una bacchetta magica per cambiare le cose, ma alcune tecniche specifiche, per esempio quella conosciuta come “tecnica del pomodoro”, possono aiutare a superare i problemi e a trovare un approccio vincente.
Il passo successivo consiste nel passare all’azione. Molto spesso, la paura del cambiamento e di dover affrontare qualcosa che non si conosce frena dal mettere in pratica determinate idee o strategie. Ma procastinare non solo non porta a una soluzione, bensì gioca a sfavore dell’efficienza e in generale impedisce di cogliere delle opportunità utili al miglioramento e alla crescita personale.
L’ultimo step ha a che fare con la gestione delle battute d’arresto e dei fallimenti che fanno parte (in un modo o nell’altro) di qualunque attività. Lavorativa e personale. In questo senso, l’efficienza è strettamente collegata alla resilienza e alla capacità di reagire alle sconfitte, traendo da queste ultime degli insegnamenti utili ad “aggiustare la mira” e a ripartire con una nuova, maggiore e più compiuta consapevolezza.
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A cura di: Patrizia Saolini
